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        新聞資訊

        史上最強的貨物入庫驗收標準

        時間:2022-07-27
        《倉儲物資驗收標準》

         第一節   物資驗收程序  
         入庫驗收是倉儲業務的重要環節,要求做到及時、準確,嚴格按照倉儲保管合同辦事。

        一、 驗收準備
        驗收準備是貨物入庫驗收的第一道程序。要做好下面五個方面的準備工作:
        (一)收集、整理并熟悉各項驗收憑證、資料和有關驗收要求。
        (二)準備所需的計量器具、卡量工具和檢測儀器儀表等,要準確可靠。
        (三)落實入庫貨物的存放地點,選擇合理的堆碼垛型和保管方法。
        (四)準備所需的苫墊堆碼物料、裝卸機械、操作器具和擔任驗收作業的人力。如屬特殊性貨物,還須配備相應的防護用品,采取必要的應急防范措施,以防萬一。
        (五)進口貨物或存貨單位要求對貨物進行質量檢驗時,要預先通知商檢部門或檢驗  部門來庫進行檢驗或質量檢測。 

        二、核對證件
        核對證件按下列三個方面的內容進行:
        (一)核對業務主管部門或貨主提供的入庫通知單、訂貨合同、協議書等。
        (二)核對供貨單位提供的質量證明書或合格證、裝箱單、明細碼單等。
        (三)核對承運單位提供的運單、提貨通知單和貨物殘損情況的商務記錄、有關簽證等。

        在整理、核實、查對以上憑證中,如果發現證件不齊或不符等情況,要與貨主、供貨單位、承運單位及時聯系解決。

        三、 檢驗實物
        檢驗實物分質量檢驗和數量檢驗兩個方面。驗收要“先進口,后國內”。國產貨物的驗收項目一般為:品名、規格型號、數量、外包裝狀況以及無須開箱拆捆直觀可辯的質量情況。進口貨物的驗收項目按照訂貨合約和有關標準、資料及保險部門的規定從嚴檢驗。在進行貨物的數量驗收時,要采用與供貨單位一致的計量方法。

        (一)質量檢驗
        質量檢驗分貨物外觀質量檢驗和貨物內在質量檢驗。外觀質量的檢驗由倉庫負責;內在檢驗一般由專業檢驗單位負責,倉庫給予配合。

        1. 貨外觀質量檢驗
        倉庫在進行貨物數量驗收過程中,要根據入庫單和不關資料驗看實物,核對合約號、品名、牌號;查看包裝是否合乎規定、完整無損;是否有規定的驗收標準,以及不允許有的表面尺寸偏差和缺陷等。

        目測外觀質量的具體驗看要求按品種分列如下:
        ①金屬材料外觀質量驗看要求
        爐料:查驗表面與斷面是否有非金屬夾雜物、受潮、批號混淆等。
        板材:查驗截面是否有夾雜、分層,表面是否有氣泡、麻面、銹蝕、折迭、水浸、銹蝕、凹凸等。
        型材:查驗是否有顯著的裂縫、扭轉、折迭、結疤、夾雜、銹蝕、彎曲變形等。
        管材:查驗內外表面是否有裂縫、折迭、銹蝕、絲口損傷,管壁厚薄偏差是否符合要求等。
        薄板:查驗是否有氣泡、裂縫、結疤、拉裂、外表夾雜、分層、銹蝕等。
        鍍鋅板:查驗表面是否有油污、瀝青、脫鋅、裂縫等。
        金屬制品:表面是否有斑點、毛刺、脫皮、裂縫、變形、損傷、受潮、劃傷等。

        ②機電產品外觀質量檢驗要求
        起重、機械產品:查看本體表面是否脫漆、擦(碰)傷、銹蝕、水浸、缺件、殘損,以及資料、附件是否齊全等。
        電器、電機:查看有裂紋、氣泡、脫漆、受潮、銹蝕、撞擊損癟等。
        儀器、儀表:查看指針是否失靈、呆板、彎曲、偏位、松動、玷污、表盤字跡有無模糊、刻度不清、變形等。
        閥門:查看有無裂縫、變形、損傷、銹蝕、毛刺、凸痕、裂口等到異狀,以及密封口有無缺陷等。
        小件產品:對于軸承、工量具、配件、電線等到小件產品要箱箱開,只只驗。查看有無水浸、受潮、發霉、破損、老化、銹蝕、變色等異狀和不允許存在的缺陷。密封件只作外表面檢查,不得隨意啟封。玻璃等外殼制品要查看外殼有無破損、裂痕、起泡、皺紋等。
        汽車:查看油漆表面是否光潔平滑、色澤一致;查看整個車身有無碰傷`、劃痕、斑點、雜質、氣泡、龜裂、脫漆、生銹等;電鍍件及鑲條是否光亮、無油漆沾染;門窗玻璃、大小車尾燈有無破碎;查看油箱、水箱、輸送管道有無漏油、漏水;查看發動機罩能否緊密關閉、不漏水,開啟靈活;查看儀表盤是否完整無損;帶有收音機的收聽效果是否良好;查看發動機及底盤各部份有無裂紋、變形、損傷、銹蝕等;查看各總成的螺絲裝配部分是否牢固旋緊,摩擦面是否注入潤滑油,油嘴是否充滿油脂;查看蓄電池有無裂縫、破損及腐蝕變質;查看輪胎及備用胎的充氣壓力是否符合標準,有無裂口、老化、龜裂等。

        ③輕化工產品及建材外觀質量驗看要求
        橡膠及輪胎:查看有無發硬、發粘、龜裂、老化、發霉、水濕、滲雜、油污、劃痕、修補痕跡、缺膠、氣門嘴是否齊全,墊帶是否完整等。
        包裝、箱裝、桶裝物:查看有無滲漏、破損、殘缺等。
        紙張:查看有無水漬、蟲蛀、機械損傷、斷裂、戳洞等。
        玻璃:查看是否受潮、發霉、破碎等。
        油氈:查看是否受潮、松卷、發粘、發脆、受壓斷裂、邊口損壞等。

        ④日用百貨商品的查驗
        主要查驗商品的包裝是否完整、牢固,有無破損、受潮、水浸、油污等異狀;液體商品是否有滲漏;商品標志是否與入單證一致。
        商品的內在質量驗收應由貨主負責。如果貨主要求倉庫代驗商品質量,則應按照貨主提供的質量標準進行檢驗。

        2.貨物外觀質量的驗看比率 
         外觀質量檢驗按照合同規定的技術標準進行。合同未作規定的,要考慮下列因素:
        A.商品性質。易損商品驗收比例應大一些,非易損商品則小一些。
        B.商品價值。貴重商品驗收比例要大,甚至全驗。
        C.運輸條件。中轉環節多、路途長、震動大的要多驗。
        D.國內生產的貨物,若證件齊、包裝完整,拆包裝易損傷或不易恢復原包裝的貨物,
        以及生產企業供貨穩定、有嚴格的質量檢驗制度和質量信譽高的貨物,其外觀質量可以免驗。

        一般可按下列要求確定貨物的抽驗比率
        ①帶包裝的金屬材料,外觀質量缺陷的抽驗率為5—10%;不帶包裝的要在驗尺、檢斤、點數過程中,目測外觀質量缺陷。
        ②機電產品要開箱查看貨物本體外觀及資料是否齊全。入庫量在10臺以內的驗收率為100%;100臺以內的抽驗不得小于10臺。批量在100臺以上及定量包裝的小件產品,要開箱檢驗貨物表面缺陷,抽驗率為10%。
        ③起重運輸設備外觀缺陷驗收率為100%。
        ④其它易于發霉、變質、受潮、變色、污染、蟲蛀、機械性損傷、破損的貨物抽驗率5—10%
        ⑤儀器儀表外觀質量缺陷檢驗率為100%。
        ⑥尺寸偏差抽驗率為2—3%。
        ⑦對外包裝質量有缺陷貨物的檢驗率為100%。
        對于檢驗貨物外觀質量中查出的各種缺陷,要做詳細記錄, 并在入庫單備注欄內寫明,簽送貨主。外觀缺陷嚴重的貨物要單獨存放,未做出處理之前不得動用。

        二 、數量檢驗  
        數量驗收分全驗和抽驗兩種方法。倉庫進行貨物的數量驗收時,可根據供貨狀況、包裝完好情況以及憑證、資料完備程度來選擇其中的一種驗收方法。
        1.全驗
        ①按重交貨的貨物要按交貨碼單進行復磅,全部檢斤驗收。國產貨物一律按凈重計量。
        ②按件數交貨的貨物要全部點清件數。帶有附件和成套的機電產品,要仔細查清主件、部件、零件、備件和工具等是否齊備,并編上總號和分號,避免配套弄錯。定量包裝、按件交貨的國產輕化工產品及危險品貨物要按件全部點數驗收。
        ③按理論換算交貨的貨物要根據規定的換算標準全部檢尺換算出實收數量。

        2.抽驗
        具有下列情況之一的到貨采取抽驗的方法:
        ①與生產廠商關系較穩定、供貨企業質量信譽較高且交貨數量大、證件齊全、包裝完整的國內產品。
        ②包裝嚴密,拆開包裝之后容易損及貨物質量的或不易恢復原包裝的。
        ③理論換算的貨物,規格整齊劃一并逐一標明重量的貨物。

        3.全驗和抽驗的比率
        貨物數量驗收全驗和抽驗比率, 按下列標準辦理:
        ①不帶包裝的貨物檢斤率為100%。
        ②帶包裝的貨物毛重檢斤率為100%;回皮率為5—10%;清點件數為100%
        ③有標量或標準定量包裝的化工產品,按其標量計算。
        ④理論換算計重的鋼材檢測率:定尺交貨的檢尺率為10—20%;非定尺的檢尺率為100%
        ⑤貴重金屬100%過凈重。一些開箱困難的貨物其開箱抽驗率要同貨主商量確定。
        在數量檢驗過程中,對有數量短缺或溢增的貨物,要做好記錄,單獨堆碼,妥善保管,不得混淆,等到候處理。



        三、驗收記錄 
        驗收記錄是現場查驗實物的原始記錄。通過它可以了解貨物在入庫前的數量、質量和包裝等情況,為處理存在問題提供第一手可靠依據,有利于貨物入貨后的保管與保養,因此要認真做好貨物的驗收記錄工作。
        驗收記錄包括貨物進出庫情況記錄單和驗收碼單。前者既有驗收實物的查驗記錄,還有在庫保管期間和出庫后發生的情況記錄;后者不人僅記載有驗收入庫的實收數量,又有日后出庫的動態記錄。(貨物進出庫情況記錄單式樣見單證3)。

        (一)、貨物進出庫情況記錄單
        記錄單的內容分入庫驗收、維護保養、出庫發運、盈虧情況四欄,各欄記載要求如下:
        1.入庫驗收欄記錄要求:要記載驗收方法是過磅還是抽驗抄碼;是理論換算還是定量點件;實收數比應收數是多還是少,要寫明具體數字。有關包裝及殘損銹蝕、霉變等外觀質量要記載清楚。經過長期存放又重新翻樁倒垛驗收的貨物要注明,要有倒垛碼單。數量、質量發生變化的要寫明原委。
        2.保管保養欄記錄要求:要記載入庫前就銹蝕、霉變等的處理情況和保管期間發生銹蝕、霉變等的處理情況。對超期保管的貨物以及呆滯、尾數貨物,要注明發出催發建議書的日期。
        3.出庫發運欄記錄要求:主要記載貨物出庫后發生差錯問題及回函答復情況。
        4.盈虧情況欄記錄要求:主要記載發生盈虧和保留數的處理情況。

        (二)、貨物驗收碼單
        驗收碼單內容分檢斤驗收、理論換算驗收和分發記錄等三欄,每一欄中既要求記錄原發數量,又要求記錄實收數量,起到對照作用。出庫記錄,要將每一件的多次分發記錄記載清楚,一旦發生盈虧,便于查找出溢虧原因。
        “貨物進出庫情況記錄單”和“貨物驗收碼單”主要用于金屬材料的入庫存驗收。有關機電產品、輕化工產品和其它貨物的驗收記錄可記入“貨物入庫明細賬卡”內的“貨物驗收情況”欄內。(貨物入庫明細賬卡見單證4)。

        四、驗收天數
        驗收天數是指到庫貨物物證齊全,具備驗收條件之時起,到貨物驗收完畢、簽單入庫時止的累計天數。它是衡量倉庫貨物驗收速度的指標。
        對于具備驗收條件的貨物,未能及時驗收入庫的要進行統計,倉管部門要督促調度員和保管員抓緊待驗貨物的驗收。
        倉庫要按下列各項要求做好驗收天數的考核工作:
        (一)、驗收要求
        倉庫對入庫貨物要按規定進行外觀質量和數量的檢驗,對有包裝的貨物要按規定的比率拆驗。對進口貨物的檢查驗收要從做到批口不漏,嚴格把好入關。汽車要全部進行外觀質量檢查。倉庫要為質量檢驗部門來庫取樣提供便利條件。
        (二)、驗收指標
        金屬材料不超過5天;機電、輕化工產品和其它貨物不超過3天。具體指標由各單位確定。
        (三) 、計算公式:
        平均驗收天數= -每批貨物驗收天數之和
        驗收批數之和

        (四)、統計規定
        1.驗收開始時間:貨物和驗收單及有關資料全部到齊之日起開始計算時間。無法驗收的混雜貨物,與貨主商定驗收辦法之日起計算時間
        2.驗收終了時間:貨物驗收完畢,入庫單簽出之日為終了時間。簽出的入庫單要在當天送交統計員,延時送出的要按送到之日改填入庫的簽出日期。
        3.驗收天數:一般按入庫單計算,一單一批。對于批量較大的貨物,如需分割驗收,必須經貨主同意,由貨主分割批數,開具配套的分割入庫單,倉庫根據分割的入庫單計算驗收天數。
        4.當日收、簽單驗收天數的計算:當日下達入單庫,當日簽返的,按一天計算。
        5.節假日驗收天數的統計:計算驗收天數要扣除法定節假日,但不扣除每周公休日。

        (五)、原始憑證
        1. 第一憑證:指貨主的入庫單、承運單位的貨票和倉庫的到貨通知單、進貨日記臺帳(見單證5)。
        2. 第二憑證:貨物驗收臺帳、驗收記錄等。

        第二節   進口貨物的檢驗 
        進口貨物的驗收涉及到對外索賠和國家利益,應嚴于國內貨物的檢驗。
        國家規定進口貨物的驗收內容和方法原則上與國內貨物相同。但對下列四項內容與國內貨物驗收是有區別的,倉庫要根據這些要求,做好進口貨物的檢驗工作。

        (一)、按照訂貨合同驗收
        進口貨物的驗收依據是訂貨合同,到庫貨物及其資料必須與訂貨合同相一致,貨物的質量、包裝必須符合同規定。訂貨合同、技術資料、各項證件與到貨核對完全相符后方可開始驗收。
        訂貨全同、技術資料、明細碼單等是進口到貨檢驗、對外出證索賠的法律依據,要認真查對清楚備用。若缺少必要的單證和技術資料,要向有關方面索取。入庫單和資料不齊不得驗收。

        (二)、數量要全驗
         進口貨物原則上要100%逐件驗收。但對到貨規格整齊、包裝完整或因批量大、打開包裝對銷售與保管不利的,可以抽驗10-20%,抽驗合格,按正常手續驗收入庫。合同中規定以毛作凈的,可將金屬包裝物一并過磅計重,但非金屬包裝物不得計入。

        (三)、按合同規定的計量方法計重
        進口金屬材料原則上規定過磅計重。若合同規定按理論換算計重,則按合同規定辦理。對一些輕化工等產品,合同規定按定量計件點收的,在抽檢定量無出入的前提下,可點件驗收。

        (四)、按商檢規定檢驗外觀質量
        進口貨物外觀檢驗,原則上與國內貨物相同。在檢驗中發現外觀有缺陷時,要擴大抽驗率20%---30%,以最后檢驗結果作為判斷依據。
        進口貨物包裝和殘損檢驗,應于開箱前核對包裝或貨件上的標記、號碼及件數與收貨單證記載的批次、件數是否相符。注意查驗包裝有無油污、水漬、破損、修補等情況。開箱后應先檢查箱內貨物的襯墊、裹護情況是否符合保護貨物質量要求。發現影響貨物質量的情況要詳細記錄,拍下照片,保持好原包裝狀態。對于表面已經出現缺損的貨物,要逐件檢查殘損情況并做好查驗記錄。

        通過驗收,若發現存在數量短缺、外觀缺陷等問題,由倉庫負責填寫驗收記錄單和明細對照碼單等一式二份交貨主,再由貨主報商檢部門復驗之后出證索賠。

        對外提賠要掌握下列幾個關鍵問題:
        1.把好提送關:提貨時若發現所提貨物有問題,要分清發貨方、承運方和卸貨方三者的責任。不能將國內由于卸貨卸亂、整捆弄散、破損以及提貨時提錯等作為外商的責任,避免造成被動。
        2. 過磅準確無誤:國際商貿中雖然允許衡器有一定的誤差,但要求衡器本身一定要準確、要達到精度要求。在驗收過磅時,要遵守磅秤的安裝使用規則,衡器要放平,要先用標準法碼進行校驗。過磅時要準確識碼、抄碼,不得苛扣,實事求是。
        3. 驗收方法要正確:過磅準確和驗收方法正確是兩種不同的概念。驗收方法正確是指要嚴格按照存貨單位的入庫單、進口合同中的有關規定和供貨單位提供的碼單進行驗收。嘜頭、品名、規格、材料、件數等一竅不通要核準;檢斤與檢尺換算不能搞錯;檢斤的毛重、凈重、以毛代凈要分清;皮重要過準,要保存好原包裝物,留作證據。
        4.出證要符合要求:凡需擔賠的貨物,倉庫要出具“四對照”驗收碼單或者驗收記錄(一式三份,自留一份,二份送存貨單位作提賠用)?!八膶φ铡笔侵附回浄降拿恳话醯木幪?、重量和驗收倉庫的每一磅編號和重量要對照抄列,以便于比較。
        5.驗收工作要及時:注意合同中所規定的索賠期限。

         第三節   貨物驗收中發生問題的處理
        (一)、驗收資料不全的處理
        1. 主要憑證、資料不齊,應及時通知貨主,并將貨物單獨放,妥善保管,等待證件齊后再驗。驗收天數的計算從證件到齊之日起計算。
        2. 憑證、資料雖未到齊,但對貨物的規格型號、材質、計量方法已掌握的情況下,可以預先驗收,待憑證到齊后補辦入手續。其驗收天數從憑證、資料到齊之日起計算。

        (二)、質量證明書(合格證)不符的處理
        1. 質量證明書與入庫單(驗收單)、訂貨合同不符時應及時與貨主聯系,按貨主提出的辦法處理。驗收完畢后應在入庫單(驗收單)內簽明,以分清責任。驗收天數從接到貨主通知之日計算。
        2. 質量證明書與實物不符時,要按實收情況簽發驗收記錄與憑證交貨主,最后按貨主書面通知辦法補辦入庫手續,并在入庫單(驗收單)內簽明變通的原委,以分清責任。驗收天數從接到貨主通知之日起計算。

        (三)、規格發錯、質量不合格、包裝不符要求的處理
        1. 通過驗收將合格品與不合格品以及錯發貨物分揀出來,單獨堆放。合格部分先簽單辦理入庫手續;不合格的部分開具驗收記錄憑證交貨主,等待貨主的通知再定。合格品部分的驗收天數仍按原驗收時間計算。
        2. 發生包裝破損或不合格定要求時,一面通知貨主到庫查看,一面通過驗收,將破損的或不合規定要求的貨物分揀出來,單獨存放。驗收完畢簽單時,將包裝破損數和不合要求數詳細記錄于入庫單(驗收單)內,供貨主與供貨方交涉時用。

        (四)、數量短溢的處理
        1. 短重超過規定磅差范圍或計件商品缺件的,倉庫應按實收數簽入庫單(驗收單),并出具缺重、短件驗收憑證交貨主。未做出處理前不得發貨。
        2. 重量、數量溢出多收的貨物也應按實收數量簽入庫單(驗收單),由貨主與供貨方協商退貨或者補交貨款。若退貨時須由貨主開具出庫憑證,然后退發貨。

        (五)、資料到齊而貨物未如期到庫的處理
        各種證件、資料已齊,而貨物在規定期內未到庫時應通知貨主向供貨單位查詢,及時做出處理。

        (六)、進口貨物出現質量、規格、數量、重量等問題時的處理
        在索賠期內倉庫出具驗收憑證,由貨主報商檢部門復檢出證對外提出索賠。

        (七)、進口貨物在使用保證期內因內在質量問題用戶要求索賠時的處理
        進口貨物在使用保證期內(進口機械設備、電器儀表、車輛等在訂貨合同中通常還訂有產品使用保證期)因貨物內在質量低劣、性能不符合訂貨合同要求而需要對外提出索賠時,應由用戶直接通過貨主或原訂貨單位聯系解決。

        第四節   辦理入庫手續 
        一、 簽收 
        (一) 核查貨物驗收情況
        入庫貨物驗收完畢,在簽入庫單(驗收單)之前要做好“一復、二對、三相符”工作:
        1.一復:復核上樁上垛的貨物是否編號明、件數清、重量準、分層累計;理論換算的貨物,是否件數對、米長準確、垛位分明;按件數驗收的貨物,是否每垛件數清楚,總數不缺;殘損及地腳、散落貨物是否分清,另行堆放。
        2.二對:查對上樁上垛的貨物與驗收碼單、驗收記錄,以及各項憑證資料是否完全相符。
        3.三相符:經過一復、二對無誤后,登帳掛牌,保證帳卡物三相符,做到隨時可調撥使用。

        (二) 簽單結算
        核查驗收工作結束后,按下列順序做好簽收工作:
        1. 簽單:
        經過檢驗合格的貨物要及時簽入庫單(驗收單)。簽收的數量應為實收凈重數量,驗收中發生的情況以及需要說明的問題都要在入庫單內簽明,以分清責任。簽單人、復核人要簽姓名,不可簽代號。
        簽入庫單的同時,要在入庫單的存查聯內填明一次作業量和苫蓋量。
        2. 結算:
        保管員簽出的入庫單(驗收單)先由倉管部門審核,核對無誤后,附上各項費用單據轉財務部門結算,結算手續辦齊后再送貨主單位。
        倉庫財務部門根據簽出的入庫單和各項費用單據,辦理收費手續,向貨主結算。

        二、 登帳 
        貨物入庫明細賬是倉庫貨物儲存保管的總賬,是對帳的基礎,一定要重視登建賬目這項工作。
        貨物入庫明細賬是倉庫貨物儲存保管的總賬,是對帳的基礎,一定要重視登建賬目這項工作。

        (一) 登建貨物保管明細賬
        根據貨物入庫單(驗收單)和有關憑證建立貨物保管明細賬。登建貨物保管明細賬要達到下列要求:
        1. 根據入庫驗收憑證立帳:倉庫的貨物保管明細帳(即總帳員的帳)要根據入庫單(驗收單)和正式的收發憑證分類記帳,要記明貨物的類別、品名、規格型號、貨主等(貨物入庫明細帳式樣見單證6)。
        2. 標明貨物所有權:明細帳除了記明貨物的品名、規格、型號、批次、材質、產地外,還要標明貨物所有權的貨主,以及貨物的單價、貨物存放的庫區貨位等。

        (二)登建賬目注意事項
        1. 賬冊由保管員、總(料)帳員管理。記賬要認真規范,不得混亂、草率從事。
        2. 嚴格按貨物進出庫憑證及有關要求及時登銷賬目。填寫要清楚、準確。
        3. 賬目、憑證要裝訂成冊保存好, 不得遺失。
        4. 登銷賬目必須用蘭、黑墨水鋼筆書寫。字體要端正,不得越格、潦草、涂改、挖補。帳目登錯時要用紅色筆在登錯處劃一紅色直線,另起行重新登銷賬目。更正處要加蓋訂正章。
        5. 保管員收發貨簽單后要及時登銷賬目,總(料)帳員應在二日內登銷完畢。保管員的貨物明細賬卡與總(料)賬員的總賬每月要核對一次,防止出現漏登漏銷、錯登錯銷。

        三、 掛貨牌 
         貨牌又叫貨卡或料卡,是掛在貨垛上的貨物標記,目的是便于查找和核對貨物。掛牌的要求及注意事項如下:
        貨牌又叫貨卡或料卡,是掛在貨垛上的貨物標記,目的是便于查找和核對貨物。掛牌的要求及注意事項如下:
        (一) 貨牌的形式
        貨牌一般的兩種形式:一種僅標明貨主、入庫單號、品名、規格型號、產地、入庫時間等內容,而收發存數量另有明細賬卡存放于保管員處供登銷帳目用;另一種形式除了在貨卡上查明以上內容外,還記載有貨物收發存的時間和數量。這種方法用于品種規格單一的計件貨物比較方便,但貨牌容易失落、損壞、涂改和漏銷(尤其是露天貨場),因此也不宜以卡代帳。這里推薦采用前一種貨牌形式。
        (二) 有物就應有牌
        貨物驗收完畢,簽收入庫單后,要及時在貨垛上面朝主道方向懸掛貨牌。要求有貨物就應當有貨牌。
        (三)貨牌的核對與清理
        1. 核對貨牌:貨牌容易發生失落、損壞、串掛、錯掛等情況。因此在備貨、發貨時一定要仔細核對,防止張冠李戴把貨備錯、發錯,造成差錯事故。貨牌上記載有數量時發貨后要及時登銷賬卡。每月應核對一次帳卡,防止出現漏銷、錯銷。
        2.貨牌的回收:對于失散在地面的貨牌,要送交保管員核對后方可掛到貨垛上去。
        清卡后的貨牌要有回收制度,經過重新加工整理后再用。

        四、 建檔 
         建立貨物檔案可以了解貨物入庫前和保管期間的全貌,有利于掌握庫存貨物的質量情況,積累保管經驗。貨物檔案的內容和有關要求如下:
        建立貨物檔案可以了解貨物入庫前和保管期間的全貌,有利于掌握庫存貨物的質量情況,積累保管經驗。貨物檔案的內容和有關要求如下:
        (一) 貨物檔案的內容
        庫存貨物的檔案由原始資料、運輸資料、保管資料、出庫資料等組成。
        1.原始資料:包括訂貨合同、技術資料、裝箱單等,是入庫驗收時的依據,也是出庫時向提貨單位提供貨物情況的依據。
        2. 運輸資料:包括海、陸、空、郵運等到貨的運單、通知單等,反映貨物到庫時的情況。
        3. 保管資料:包括驗收記錄、維護保養記錄、貨物變動憑證等,它對于做好在庫貨物的保管工作十分重要。
        4. 出庫資料:包括貨物出庫憑證、出庫碼單、交接記錄等,起著反映貨物 出庫時的情況的作用。

        (二) 建檔方法和管理要求
        1.立檔時要細心整理,仔細核對,避免發生遺漏或錯誤。
        2. 同貨物有關的各種單證資料經核對無誤后應裝訂成冊,存入資料袋。
        3. 保管期間的貨物檔案由保管員管理。貨物發清之后由倉庫統一歸檔,指定專人管理。
        4. 貨物檔案保管年限為五年,到期在查明無保存價值,報經倉庫領導批準后銷毀。

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